Делаем студийные ретроспективы интересными и полезными

Основная сложность

Ретроспектива (англ. Retrospective) — один из ключевых командных инструментов. Без него не получится понять, какие у команды есть проблемы и возможности для улучшений.

Существуют регулярные ретроспективы спринтов для обсуждения полученных результатов и составления плана улучшений, ретроспективы по недоработкам, когда работа ведется с конкретными проблемами качества, посвященные проблемам владельца продукта и посвященные поиску решения одной конкретной проблемы.

Сложность в том, что сам термин — ретроспектива, уже подразумевает, что команда фокусируется на проблемах, которые возникли в процессе прошлых спринтов. Это может приводить к излишней концентрации на негативе. Фразы «из этого ничего не получится», «в прошлый раз тоже не вышло» прямые сигналы неэффективных ретроспектив, обреченных на демотивацию команды. Когда ошибки видят не в процессах, а в действиях участников команды, важно переосмыслить процесс ретроспективы, сместив фокус внимания с проблемы на поиск решения.

Поиск улучшений процесса ретроспективы

Мы просмотрели довольно много инструментов для анализа проблем и возможностей и выделили для себя брейншторм модель Mind, Heart, Hand. С ее помощью, участники используют интеллект и эмоции одновременно. Мы подумали, что это здорово прокачает увлекательность без потери практической пользы и построили процесс ретроспективы с учетом составляющих модели.

Кстати, модель, сама по себе, может быть формой проведения, когда результаты рассматриваются командой с трех сторон:

• Что делает его логичным и разумным? (Mind)
• Что делает его эмоционально привлекательным? (Heart)
• Что делает его осязаемым и практичным? (Hand)

Три «точки опоры» каждой ретроспективы

Mind — актуальность и прозрачность информации

Мы собираемся не для того, чтобы просто поболтать, а опираемся на актуальную и прозрачную информацию для постановки диагноза нашим процессам.

На проектных ретроспективах опираемся на проектный план (Гант) и детальный проектный план (Канбан по спринтам). Благодаря этому видим собственный план действий, как в масштабе всего проекта, так и в недельных забегах, и можем отслеживать положительные и негативные изменения.

Heart — эмоциональность

Придумываем для каждой ретроспективы увлекательную форму, дающую эмоциональный подъем. Нас особенно вдохновила эта составляющая и мы хотим, чтобы команда ожидала ретроспективу. Относилась к ней, как к месту, где можно остановиться, выдохнуть и двинуться вперед с новыми силами. Ниже примеры двух разных форм с правилами проведения, которые нам «зашли» :)

Пример экспериментальной ретроспективы по проекту, основанной на диаграмме Юргена Аппело

Правила игры:

Юрген Апелло в статье “Celebration Grid” представил диаграмму демонстрирующую, что концентрация полезного опыта выше всего в тех случаях, когда шанс на успех/неудачу примерно одинаков.

По горизонтали — то, что мы делаем (допускаем ошибки, экспериментируем, используем хорошие практики). По вертикали — результат наших действий (успех-неудача). Внизу кривая обучения, которая максимальна там, где проводятся эксперименты и совершаются ошибки.

В рамках ретроспективы начертите диаграмму и вместе с командой расклейте на ней стикеры: найдите плохие и хорошие практики, зафиксируйте совершенные ошибки и подумайте, какие эксперименты вы можете провести, чтобы улучшить результаты.

Пример глобальной студийной ретроспективы, проведенной в формате Futurespective

Правила игры:

Предполагается максимальная концентрация на движении от настоящего в будущее, отсюда и название — Futurespective. Начните с формирования желаемого состояния. Вместе с командой сфокусируйтесь над тем, какими вы хотите стать в ближайшем будущем – это самая важная часть. Задавайте открытые вопросы и фиксируйте ответы на флип-чарте, которому можно придумать вдохновляющее название.

• Какими новыми навыками, качествами мы обладаем?
• Какими видят нашу команду коллеги в компании/коллеги в отрасли?
• Что мы изменили в работе?

Когда лист заполнен, переходите ко второй части — текущее состояние. Определять настоящее предлагается в формате SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) на отдельном листе флип-чарта.

Третья и заключительная часть посвящена составлению плана действий, чтобы сократить расстояние между настоящим и желаемым будущим. Для этого можно использовать Consensus Workshop Method, который помогает кластеризовать разрозненные элементы и получить единый план.

Hand — практичность

Если ретроспектива из спринта в спринт не приносит практической пользы проекту, то мы просто теряем время.

За практичность отвечает принцип Деминга — PDCA (Plan-Do-Check-Act). После каждой ретро возможные шаги для улучшений получают своих ответственных и результаты анализируются на следующей ретро.

На ретроспективе спринта мы были недовольны скоростью поставки ценности. Обсуждая возможные решения, пришли к тому, что хотим, как можно скорее, получить первую внутреннюю демонстрационную сборку. Для ее сборки нужно сконцентрироваться на завершении конкретного эпика. В результате корректировка приоритетов на следующий спринт и работа с повышенной мотивацией.

Экспериментируйте

Мы верим, что чем больше хороших практик у команды, тем больше ее шансы на успех. Но не забывайте, каждая хорошая практика требует проверки на применимость внутри конкретной команды.

PS Если вы в поиске новых форматов для проведения ретроспектив, рекомендуем заглянуть сюда. Хотите поделиться своим опытом или появились вопросы?